市议会/预算常务委员会代表团申请表格

我们很高兴为市民提供机会,在市议会会议和预算常务委员会会议上,以电子或电话形式代表市民。然而,由于存在技术上的困难,我们鼓励你不要使用电子代表团,而是将书面信件提交给市政书记办公室,这些信件将与议会成员共享,并成为会议公开记录的一部分。访问我们的浏览立法会会议网页关于向市议会或预算常务委员会成员提交通信。

如果您希望继续在市议会或预算常务委员会之前继续要求提供电子或电话代表团的信息,请阅读以下信息。请注意,过程和时间表不同于我们制作代表团的正常实践。

代表团规则

  • 必须在会议前11:59前一天使用此表格提交代表团请求。示例:对于周一会议,此表格必须在星期日提交11:59下午11:59。
  • 代表团仅允许议程上的项目。
  • 使用Zoom (Zoom是免费的在线会议工具)进行电子会议。访问www.zoom.us.了解有关缩放的更多信息。
  • 您负责访问设备上的缩放(即笔记本电脑,PC,手机,平板电脑),并确保您的设备符合运行缩放所需的最低技术要求。
  • 为确保最佳视听表现,电子代表团每次发言将限于一人。小组电子代表团将不被允许。
  • 代表们的发言时间限制在五分钟之内。
  • 必须在会议前五天中午五天提交PowerPoint演示文稿(例如:周四在中午提交周一会议)。
    • 提交截止日期后不会接受PowerPoints。
    • 如果您在提交截止日期后注册为代表,您将无法提交PowerPoint演示文稿。
    • 代表将无法在会议期间控制其PowerPoint演示文稿。城市工作人员将推进代表们的PowerPoint演示。
  • 电子代表必须在市政会议或预算常务委员会召开之前,与市政工作人员参加一场测试。
  • 当代表们在会议期间不发言时,他们必须关掉他们的摄像机和麦克风(当代表们的摄像机关闭和麦克风静音时,他们仍然可以看到和听到会议)。
  • 为了通过电话参加,您必须拥有固定电话或手机。无法使用旋转手机。

请求电子或电话委派的过程

  1. 完成此表格上列出的问题。授权的请求只会使用此表格接受。
  2. 一旦表格提交后,职员办公室的成员将通过电子邮件向您发送有关强制性测试会话的信息。
  3. 成功参加测试后,您将通过电子邮件获得理事会会议的信息。

表格必须完整提交才能被接受。提交表单后,该页面将刷新,并显示“表单提交成功”信息。如果你没有看到这条信息,这意味着你的电子代表团请求表格没有被城市书记办公室收到。

您的联系信息


强制性测试会话 - 用于电子和电话代表

代表需要参加与城市工作人员的强制性测试缩放会话。测试将涵盖代表设备的质量;审查代表加入会议的过程;并审查代表团进程。

强制性考试将于理事会会议当日上午十时举行。

  • 测试时间不到5分钟即可完成。
  • 公众的其他成员可能在同一测试会议中。
  • 城市工作人员将通过电子邮件与您的测试会话信息联系。
  • 如果您不参加考试会议,您将无法将代表团发出代表团。

会议期间的代表团程序-电子代表团

  • 代表需要在会议开始时15分钟加入会议。
  • 代表们负责确保其背景摆脱攻击性或粗俗材料。如果您可以看到不适当的材料,您将从会议中删除。
  • 代表们的麦克风和摄像机将一直关闭,直到他们被要求发言。
  • 一旦主席要求你发言,你就要打开摄像机。这不是曼城员工能做到的。市政人员会打开你的麦克风。
  • 一旦您的代表团结束,您的麦克风再次被静音,员工将关闭相机。一旦出现投票,就会完全从会议中删除代表。
  • 一旦从会议中删除,如果您希望继续观看会议,您可以访问www.rjf-pcg.com/YouTube。

会议期间的代表团过程-电话代表团

  • 代表需要在下午5:45加入理事会会议。
  • 代表们的麦克风将保持静音,直到他们被要求发言。
  • 一旦主席呼吁您发言,您负责不使用麦克风。
  • 代表们在讲话时不能使用免提电话。
  • 在完成时,理事会成员将有机会向您提问。
  • 一旦你的代表团结束了,你就是让你的手机静音。
  • 一旦出现投票,就会完全从会议中删除代表。
  • 一旦从会议中删除,如果您希望继续观看会议,您可以访问www.rjf-pcg.com/YouTube。

会议期间的技术难点

  • 除了强制性的培训课程,曼城的员工也会参加在会议之前或期间为代表提供技术援助。
  • 如果代表在会议期间与会议的联系失败,则主席是谨慎委托短暂的休息,改变代表的顺序,或决定在没有代表团的情况下继续进行会议。如果无法重新建立联系,那么将收到该点的评论将作为官方纪录的一部分包含在内,会议将继续。
  • 如果一个代表在主席要求时没有出席,该代表将被视为缺席,会议将在没有代表的情况下继续进行。
  • 如果在主席的意见中,委托的音频/视频不是可接受的质量,椅子可能需要委托要使用拨入选项,或者可以在没有委派的情况下继续会议。

个人信息,如所定义的市政信息自由和隐私法案(Mfippa),收集与请求作为一个代表出现在市议会会议将只用于目的代表团为指定的相关会议,对任何一致的目的,包括委托的名称和提交被列入会议议程,分钟,和相关材料。通过提供您的信息,您承认所有提交给圣凯瑟琳市的个人信息都是根据beplay体育无法取款市法并须遵守披露市政信息自由法案(Mfippa)。有关收集、使用和披露个人信息的问题,请致电公司记录协调员905-688-5601 ext. 1504。